Come scrivere E-mail formali, ilazed, italian language, italian tips

In today’s article, I will explain how to write formal emails in Italian. Whether you are about to take an Italian language exam or are simply interested in the topic, continue reading because it’s useful and something you might apply in your daily life! :)

Ho deciso di scrivere questo articolo grazie ad alcuni studenti che in questo periodo si stanno preparando per gli esami di italiano a livello B1 e B2.

Durante le prove è molto probabile imbattersi nella stesura di una lettera o e-mail formale. E dunque, sia per aiutarvi a preparare al meglio questo esame (nel caso anche voi dobbiate sostenerlo), sia perché è un argomento molto attuale, ho deciso di condividere con voi i punti salienti della comunicazione scritta e formale in italiano.

E allora se siete curiosi di saperne di più, continuate a leggere! :)

1. L’importanza di essere formali

Noi italiani, lo sapete, abbiamo due modi diversi di comunicare: uno formale (caratterizzato dall’uso del Lei) e uno informale (caratterizzato dal tu).

In base alla situazione e al contesto dobbiamo scegliere se fare ricorso all’una o all’altra forma e questa capacità di scegliere il modo più appropriato di comunicare ci viene trasmesso fin da ragazzi – come spiegato ampiamente nell’articolo Quanto siamo formali in Italia?.

In particolare, se abbiamo la necessità di scrivere ad un professionista, ente, organizzazione o agenzia è fortemente raccomandato l’uso del formale.

Ma questo non è tutto. Infatti il solo uso del Lei non è sufficiente. Spesso potreste trovare il Voi insieme a una serie di aggettivi e pronomi possessivi scritti con la lettera iniziale maiuscola, come nei seguenti casi:

La Sua proposta mi sembra molto allettante. (Con la S di sua maiuscola).
Per questo Le chiedo ulteriori delucidazioni sul progetto che partirà tra breve. (Con la L di Le maiuscola).
Resto a Vostra disposizione per ulteriori chiarimenti. (Con la V di Vostra maiuscola).

Ma non è ancora tutto perché nelle comunicazioni formali e ufficiali potreste trovare un’altra particolarità: la prima lettera del pronome maiuscola anche quando questo pronome è parte del verbo.

Ecco alcuni esempi nelle frasi che seguono:

Vorrei chiederLe maggiori dettagli circa la posizione offerta. (Con la L maiuscola anche se è integrata in un’altra parola, nello specifico nel verbo “chiederle”).
Ci piacerebbe proporVi un’idea alla quale stiamo lavorando alacremente. (Con la V maiuscola, anche se integrata in un’altra parola, nel verbo “proporvi”).

È chiaro che tutta questa attenzione e formalità richiesta nell’ambito lavorativo (soprattutto quando non si comunica tra pari) non è necessaria quando si scrive ad amici e parenti.

2. Attenzione al Voi

A questo punto vorrei aprire una piccolissima parentesi a proposito del termine Vostro e dei pronomi Vi e Voi.

Ricordate che molto spesso nelle comunicazioni ufficiali il Voi non si usa in senso reverenziale ma si usa come un “plurale associativo”, usato come gruppo di persone con le quali, se prese singolarmente, si userebbe il Lei. Ad esempio:

Vogliate prendere nota!
Vi comunichiamo la nostra decisione.
Desideriamo ringraziarVi per il Vostro impegno e dedizione.

3. Formule di apertura

Noi italiani, come già spiegato nell’articolo Quanto siamo formali in Italia?, amiamo i titoli (come dottore, ingegnere, avvocato) e per questo è sempre bene aggiungerli nelle formule di apertura.

A proposito di formule di apertura, in italiano ce ne sono alcune piuttosto diffuse e usate quando si scrivono e-mail formali.

Queste sono:

Spettabile = con l’abbreviazione Spett.le, seguito dal nome dell’agenzia, ufficio o organizzazione a cui ci stiamo rivolgendo, senza specificare nel dettaglio il nome e cognome di chi leggerà la nostra comunicazione.

Egregio = con l’abbreviazione Egr., usata invece per le persone fisiche. Va da sé che in questo caso è sempre bene specificare il nome della persona a cui è rivolta la nostra email ed evitare quei vaghi Egregio Direttore, o Egregio Presidente…

Se vi state chiedendo il perché, il motivo è che il lettore potrebbe pensare che non è stato fatto alcuno sforzo per rintracciare i dati del destinatario.

Un’alternativa alle formule di apertura appena menzionate potrebbe essere la seguente:

Alla cortese attenzione di = seguito dal nome dell’agenzia o dal nome del soggetto fisico.

A questo punto voglio mostrarvi praticamente come utilizzare queste formule inserendo i destinatari di queste comunicazioni:

- Allo Spett.le Comune di Roma, oppure
- Alla Spett.le Agenzia delle Entrate.

- Egregio sig. Rossi oppure
- Egregia dott.sa Bianchi.

- Alla cortese attenzione del Presidente del Consiglio Giorgia Meloni, oppure
- Alla cortese attenzione dell’Ufficio Anagrafe del Comune di Roma.

Oltre a queste forme ce ne sono altre come Gentile e Cortese, da utilizzare in particolar modo se c’è un rapporto simmetrico tra coloro che si scambiano le comunicazioni.

Da evitare a tutti i costi invece è l’uso di Caro, forma troppo familiare e non adatta ad un contesto formale e lavorativo.

4. Formule di Chiusura

Anche nelle formule di chiusura è consigliato mantenere un tono distaccato e professionale, e per farlo possiamo farlo usando le seguenti formule:

In fede = formula usata per conferire veridicità a quanto si è espresso nella lettera o e-mail.
Distinti saluti = seguito dalla nome e cognome del mittente, o la sua variante
Le/Vi porgo i miei più distinti saluti = anche in questo caso seguito dal nome e cognome del mittente.

In contesti un po’ meno formali o quando si ha a che fare con persone che si trovano al nostro stesso livello in una scala gerarchica è anche possibile usare:

Cordialmente,
Cordiali saluti, o semplicemente
Saluti.

Nel caso in cui si attende invece una risposta è consigliabile usare:

In attesa di un Suo/Vostro cortese riscontro porgo cordiali saluti, oppure
Nell’attesa di un Suo/Vostro gentile riscontro vi auguro una buona giornata/serata (a seconda dell’orario di invio).

Ultime considerazioni

È importante ricordare, quando si scrivono email formali, di arrivare dritti al punto, di evitare di essere troppo prolissi e artificiosi e di scrivere in modo semplice e chiaro.

A questo proposito via libera all’uso dell’elenco puntato per riassumere e schematizzare i punti salienti che si vogliono affrontare. Inoltre è sempre bene prestare particolare attenzione agli eventuali errori di grammatica e alla punteggiatura.

Altra cosa che mi preme ricordare prima di concludere questo testo è la seguente: subito dopo le formule di apertura che abbiamo menzionato precedentemente, è necessario continuare l’e-mail con una breve presentazione del mittente (cioè chi scrive) specificando nome, cognome, luogo di residenza e indicando il motivo per cui sta scrivendo.

Ultima cosa ma non per questo meno importante è ricordate di far presente al destinatario dell’e-mail la presenza di eventuali allegati, per avere la certezza che vengano aperti e visionati.

Conclusione

Spero che quanto scritto in questo articolo vi abbia fornito delle informazioni interessanti e nuove da usare durante gli esami di lingua e perché no, anche nella vostra vita quotidiana.

In questo articolo ho cercato di essere il più esauriente possibile e di sottolineare vari aspetti, anche quelli più particolari di cui forse non eravate ancora a conoscenza! :)